Artikel

Det perfekte introforløb starter det sekund, medarbejderen har underskrevet kontrakten

Blækket på ansættelseskontrakten skal ikke være tørt, inden en virksomhed rækker ud efter den nye medarbejder. Det gode introforløb, der bl.a. sikrer, at medarbejderen ikke siger op efter kort tid, starter før dag ét på arbejdspladsen, fastslår ekspert.  

De fleste virksomheder prioriterer den proces, der begynder, når en ny medarbejder starter. Der bliver udleveret nøglekort, oprettet mailadresse og vist rundt på arbejdspladsen. Ofte er det sidemandsoplæring, der er grundpillen i virksomhedernes introforløb. For hvem kender en virksomhed bedre end medarbejderne?

Alligevel oplever mange virksomheder, at nye medarbejdere aldrig kommer rigtig i gang. Og efter få måneder er de væk. En fejlansættelse kan hurtigt løbe op i flere hundrede tusinde kroner, når løn, pension og personalegoder medregnes.

Preboarding, der er en del af et onboarding-forløb, er den proces, der ligger fra underskrivelse af kontrakten til første arbejdsdag. Ved at bruge ressourcer på onboarding, allerede inden medarbejderen fysisk er startet, kan virksomheden optimere introforløbet – til glæde for både medarbejderen og virksomheden.

“I gennemsnit går der seks måneder, fra folk har skrevet ansættelseskontrakten under, til de emotionelt og rationelt beslutter sig for at blive i virksomheden. På trods af en kontrakt er der altså en frafaldsrisiko i de første seks måneder – og den er heftig i de første tre måneder. Derfor er onboarding vigtig,” siger Christian Harpelund, der er uddannet organisationspsykolog og en af grundlæggerne af virksomheden Onboarding Group. Han udgav i 2016 bogen “Onboarding: Flyvende fra start”.

Han er ikke i tvivl om, at virksomheder kan opnå positive effekter, hvis de flytter fokus i introforløbet endnu længere frem.

“Noget så simpelt som en sms, hvor der står, at de glæder sig til, man starter, kan give ro i maven til den bekymrede. Eller en video af det team, man bliver en del af. Preboarding kan også fokusere på kompetenceudvikling, hvor den kommende medarbejder får en følelse af at vide noget, inden personen starter, og dermed bliver mere motiveret og engageret,” siger Christian Harpelund, der understreger, at det at levere resultater og hurtigt bidrage til virksomheden er vigtigt for at fastholde medarbejdere.

E-learning og sidemandsoplæring skal spille sammen

Flere virksomheder bruger nu ressourcer på at digitalisere og strukturere deres onboarding-forløb, så det passer til den enkelte afdeling.

“Der har tidligere været en tendens til, at onboarding var store forkromede størrelser, hvor alle nye medarbejdere på tværs af afdelinger skulle igennem det samme forløb. De digitale platforme var statiske og svære at ændre i. Sådan er det ikke længere,” siger Rasmus Fløe Mølbak, der er e-learning-konsulent hos Børsen Academy. Han hjælper i øjeblikket både virksomheder og kommuner med nye, digitale onboarding-forløb.

Ved hjælp af e-learning kan eksempelvis en kommune sikre, at alle nye medarbejdere får et skræddersyet introforløb. Så nye medarbejdere både er forberedte, og kommunen kan være tryg i at sende nye medarbejdere ud på opgave.

“Hvis eksempelvis afdelingen for Sundhed og Ældre i en kommune har specifikke ønsker til onboarding af deres nye medarbejdere, så kan den nemt lægge det ind i systemet. Det handler om at tage fat i medarbejderne tidligt og tilbyde dem noget, der passer til den enkelte og personens arbejdsopgaver,” siger Rasmus Fløe Mølbak.

Og det er helt afgørende, at indholdet i et preboarding-forløb er relevant for modtageren.

“Der kommer mere og mere fokus på onboarding i danske virksomheder, men mange steder er begrebet stadig det, jeg vil betegne som en HR-baby. Mange HR-folk synes, at onboarding er vigtig og køber en standard e-learning-portal. Men det virker altså ikke. Der skal mere fokus på content. Indholdet er absurd vigtigt,” siger Christian Harpelund, der tilføjer, at virksomheder skal overveje, hvad en ny medarbejder vil sætte pris på at lære – og gøre det sjovt at lære det.

E-learning kan med fordel kobles med den gode gamle sidemandsoplæring og intromøder, når medarbejderen endelig sætter sine fødder på arbejdspladsen. På den måde bliver introforløbets succes ikke udelukkende afhængig af en sidemand, der også har travlt med sine andre opgaver.

“Med e-learning i opstartsfasen kan en virksomhed sikre sig, at der bliver taget hånd om medarbejderen, og at de får den viden, de skal have. Hvis der er et krav til, at personen skal kende sikkerhedspolitikken, så er det en fin ting at sidde med online. Så kan sidemanden supplere med den mere personlige introduktion, når der er behov for det,” siger Rasmus Fløe Mølbak.

Og sammenhængskraften i virksomheden er helt afgørende for, om onboarding-forløbet bliver en succes. Den viden, der skubbes ud i preboarding, skal nemlig vække genklang hos ledelsen og resten af medarbejderstaben, fastslår Christian Harpelund.

“Nøgleordet er struktur. Måske har HR lavet noget fedt materiale om virksomheden, man præsenteres for, inden man starter. Hvis man så møder en leder, hvor det kun handler om at præstere hurtigt, og personen er ligeglad med, hvad man egentlig laver, så er der ikke sammenhæng. Ledelsen skal i høj grad være med til at forankre det indhold, den nye medarbejder præsenteres for,” siger han.

 

FAKTA 

Christian Harpelund opererer med seks dimensioner i sin onboarding-model

Virksomheder kan med fordel reflektere over, hvilke dele der kan skubbes ud i preboarding-fasen – og gerne i denne rækkefølge:

  • Kultur. Kultur er vigtig i forhold til vellykket onboarding. Den nye medarbejder skal føle sig “hjemme” og kende virksomhedens normer og uskrevne regler.
  • Det er vigtigt, at medarbejderen hurtigt føler sig klædt på og godt i gang med at bidrage tidligt i ansættelsen. Medarbejderen kan præsenteres for en opgave, der skal løses eller kommes med input til.
  • I stedet for at stikke en personalehåndbog i hånden på en ny medarbejder kan virksomheden servere små stumper via e-learning.
  • Netværk. Virksomheden kan etablere tidlig kontakt ved at sende en sms fra chefen, en HR-medarbejder eller det team, den nyansatte skal indgå i.
  • Videopræsentationer kan vise de personer, den nye medarbejder skal arbejde sammen med, og samtidig forklare afdelingens adfærdskodeks og formål.
  • Medarbejderen kan præsenteres for simple ting, personen skal vide om virksomheden, eller kompetenceudviklingen kan være mere avanceret, hvor der skal tages certifikater

 

 

Christian Harpelund
Organisationspykolog og grundlægger
Onboarding Group